Zo zorgen wij voor meer tijd en blije klanten

4 onmisbare tools voor op de werkvloer

Tekst: Michael Danker - artikel verscheen ook op medium.com/vruchtvlees

Acht jaar geleden begonnen Roman, Rindor en ik (Michael) ons bedrijf Vruchtvlees. We zaten aan één bureau met onze Vaio laptop, dronken oploskoffie, deelden één externe hardeschijf met alle bestanden en speelden muziek vanaf een setje simpele speakers. Tijdens het ontwerpproces konden we altijd gemakkelijk bij elkaar op het beeldscherm kijken om zo met elkaar tot een goed werkend ontwerp te komen.

Inmiddels zijn we met vijftien in plaats van drie, is de oploskoffie vervangen door verse zelf geselecteerde virgin koffiebonen en zijn er 27" retina iMacs in plaats van Vaio laptops. Het enige wat niet is veranderd, is de communicatie. Die is nog steeds heel belangrijk. De manier van communicatie is dat wel.

We zijn bij Vruchtvlees continu bezig met professionaliseren, op zoek naar nieuwe mogelijkheden die bij deze tijd passen. We testen veel verschillende online tools. Werkt iets goed, dan blijven we het gebruiken. Werkt iets niet, dan gooien we het weg of passen we het aan. Zo blijven we up to date en zien we veel nieuwe mogelijkheden. Dat doen we voor ons zelf, maar ook om onze klanten te kunnen adviseren.

Hieronder een beknopt overzicht van de tools die we de afgelopen tijd op dagelijkse basis gebruiken. Verwacht geen uitgebreide reviews, maar een korte beschrijving hoe Gripp, Slack, Basecamp en Frontapp helpen onze tijd efficiënter in te delen. 

1) Gripp — Administratie

Relaties, offertes, opdrachten, planningen, uren administratie, rapportages en facturen houden wij bij in Gripp (voorheen Whiteworks). Het is een ontzettend lelijke webapplicatie, zowel qua interactie als visueel, maar als je weet hoe je Gripp kan gebruiken zijn de functionaliteiten top! Stiekem hoop ik op een goede update of dat wij er een mooie UI/UX slag in mogen maken, maar voorlopig zijn we hier goed mee geholpen.

Snel offertes opzetten

Offertes kunnen op basis van templates globaal worden opgezet en gemakkelijk en snel op maat worden bijgesteld. Elk project is immers anders. Op deze manier hebben we een goede balans tussen maatwerk en snelheid.

Daarnaast is het erg prettig dat Gripp verbanden legt tussen offertes, opdrachten, uren en facturen. Zo kunnen wij altijd op tijd in zien of projecten op tijd en binnen budget worden gerealiseerd.

Gripp is een heel compleet programma, vooral ontstaan vanuit de techniek. Daardoor heeft de applicatie een wat stijle leercurve. Sommige functionaliteiten zitten op plekken waar je ze niet verwacht. Gelukkig is er een helpdesk die prima bereid is je op weg te helpen.

www.whiteworks.nl

2) Slack — Teamcommunicatie

In het begin van Vruchtvlees gebruikten wij Google Chat als basiscommunicatie. Met een klein aantal gebruikers voldeed dat prima. Nu Vruchtvlees groter is geworden, is Slack een betere keuze gebleken. In tegenstelling tot Google Chat biedt deze gratis applicatie een goede zoekfunctie, zijn de conversaties op te splitsen in verschillende kanalen en is het voor nieuwe gebruikers gemakkelijk oude conversaties terug te lezen. De hoeveelheid interne mail is hierdoor behoorlijk gedaald.

Statistieken

Ongeveer twee jaar geleden heb ik in mijn eentje een kleine test gedaan met Slack. Sinds 2015 zijn we volledig over op Slack voor alle interne communicatie.

Koppelingen met andere tools

Met behulp van Zapier gebruiken we Slack als interne communicatiehub, waarin onder andere Basecamp is gekoppeld. Zo kunnen we bijvoorbeeld per opdracht een channel aanmaken waarin we niet alleen de details van dat project bespreken, maar ook notificaties ontvangen als er een update in Basecamp is geplaatst. Zo blijven we altijd up to date van de laatste feedback en missen we geen bericht.

Gebruikers hoeven dus geen mail-notificaties te gebruiken. Op deze manier wordt je mailbox minder een todo-lijst. Complete focus!

www.slack.com

3) Basecamp — Centrale plek voor projectcommunicatie

Projecten vragen om een centrale plek voor communicatie. Voor ons, maar ook voor de opdrachtgever. We werken daarom met de klant vaak samen in Basecamp. We maken hier to do-lijsten voor onszelf, maar ook to do-lijsten voor de klant.

Geen mail forwards meer

Binnen Basecamp is alles in een overzichtelijke tijdlijn terug te vinden. We hoeven dus geen e-mails meer te forwarden met feedback. Daarnaast maakt Basecamp het ook eenvoudig om een project over te dragen, alle informatie en historie is terug te vinden op één plek. Dat is zowel voor ons als voor de opdrachtgever erg prettig. Zo hebben we minder tijd nodig voor projectmanagement en houden we meer tijd over om aan de projecten zelf te werken.

www.basecamp.com

4) Frontapp — Team Mail Inbox

Sinds de start van het bedrijf maken wij gebruik van een centrale inbox: info@vruchtvlees.com. In het begin werden deze mails geforward naar ons persoonlijke Gmail-adres en was het gemakkelijk om bij te houden wie op welke mail heeft gereageerd. Nu we bij Vruchtvlees in omvang zijn toegenomen en ook de opdrachten groter zijn geworden, hadden we meer behoefte aan een overzichtelijke inbox om zo zeker te weten dat alle inkomende mail snel en correct wordt beantwoord. 

Centrale plek voor mail

Hiervoor gebruiken wij nu Frontapp. In Frontapp komt alle mail in één centrale inbox binnen, waarna conversaties direct toegewezen kunnen worden aan de juiste mensen in het team. Daarnaast kunnen binnen de mails notities worden aangebracht en kunnen we gemakkelijk samen aan één e-mail schrijven. Dit biedt ons de mogelijkheid om samen effectief naar inbox zero toe te werken. Het resultaat is dat de reactietijd is afgenomen, geen mail ongezien blijft en de mails snel bij de juiste persoon terecht komen.

www.frontapp.com

Illustraties door Wies van der Wal.